How to évènement au foyer - Site étudiant de l'UTT

How to évènement au foyer

Salut tout le monde,

Cette page s’adresse aux personnes qui souhaitent organiser des évènements au foyer. Pensez à le partager à tous ceux qui organiseront à votre place si vous déléguez. Il est disponible à ce lien : https://etu.utt.fr/wiki/view/general/foyer/how-to-evenement-au-foyer

Il s’agit d’un how to d’info (ou rappel pour ceux qui savent) sur le fonctionnement du foyer pour vos événements :)

Lisez le attentivement 2 semaines avant votre évènement pour faire les demandes en temps et en heure.

Maintenant, voici le contenu réellement utile :

La préparation de votre évent :

- Premièrement la réservation se passe via le BDE à l’avance par mail (si c’est un évènement de moins de 20 personnes) ou par fiche anim (pour la faire, sélectionnez Fiche animation sur ce lien : https://tickets.uttnetgroup.fr/open.php).

Vous pouvez voir si le foyer est disponible via l’ent dans l’onglet outils > gestion des ressources, dans la cas domaine : vie étudiante - événementiel, dans le cas Ressource : Foyer

- Une fois que votre événement approche vous pouvez venir poser vos courses dans la réserve et/ou dans les frigos. À l’entrée de la réserve sur la gauche vous avez un plan (sous forme de tableau) de cette dernière, où sont indiqués les endroits que vous pouvez utiliser pour votre stockage. Le tableau est organisé en colonnes/lignes et les étagères de la réserve sont numérotées pour correspondre aux cellules du tableau.

- Pensez également à faire les demandes de Log (48h avant pour les petits événements, 1 semaine à l’avance pour les plus gros) / demandes Buckutt (1 semaine à l’avance) / autre si votre évènement le nécessite.

/!\ Avant de faire vos courses : 

- Le Foyer n’achète pas ce qui sera utilisé lors des événements, c’est à vous de voir avec la trésorerie de votre association (BDE si vous êtes un club du BDE) pour financer celui-ci.

- Passez en réserve regarder ce qu’il y a dans les cases "freefood event" (indiquées sur le plan) pour éviter de racheter ce qui est déjà disponible. (Exemple, on a plusieurs kilos de sel, inutile donc d’en racheter)

Pendant votre évent :

- Le soir de votre évènement on s’arrangera pour fermer le foyer à 18h pour que vous ayez le temps d’installer avant que le public arrive à 18h30. Les respos feront le début de leur fermeture en parallèle de votre installation et vous feront un brief sur les choses que vous devrez faire pour terminer la fermeture à la fin de votre évènement. 

- À la fin de votre évènement pensez à faire sortir les gens en avance pour vous laisser le temps de tout désinstaller avant 22h. (En général on conseille de terminer l’évent à 21h30 pour vous laisser 30 minutes de désinsta, à adapter suivant vos besoins).

- Pour vous aider lors de la désinsta et du rangement du foyer, une checklist de fermeture est disponible en réserve afin d’être sûr de ne rien oublier (Sans ça, les respos ne pourront pas ouvrir dans de bonnes conditions le lendemain :/)

- Au risque de répéter, à 22h, tout le monde doit impérativement être sorti ! Même les orgas ! Si vous n’avez pas eu le temps de tout terminer, prévenez les respos foyer pour qu’ils puissent vous ouvrir le lendemain à 8h pour que vous puissiez terminer :) 

Après votre évent :

- Le lendemain de votre évènement un respo foyer sera là dès 8h si besoin pour vous permettre de ranger ce que vous aurez sans doute laissé à sécher pendant la nuit. Le but étant pour vous de rendre un foyer au moins en aussi bon état qu’avant votre évènement, et que le matériel nettoyé ne s’accumule plus au fur et à mesure des évènements qui nettoient sans ranger. Ce sera aussi l’occasion de vérifier que vous n’avez rien oublié lors de votre fermeture. 

- Par la même occasion ou au cours de la journée, pensez à récupérer les éventuels restes de courses que vous voudrez garder (si vous souhaitez revendre du stock à un futur évènement ou pour donner à vos membres par exemple). 

/!\ Attention : tout les restes alimentaires de votre évènement qui ne sont pas récupérés le lendemain seront considérés comme donnés au foyer. Les respos foyer se réservent le droit de les donner en Freefood, de les mettre à disposition des autres assos, ou de les jeter. 

Le mot de la fin :

Le foyer est un lieu tenu et entretenu par des étudiants bénévoles, comme vous, et c’est grâce à votre bon vouloir et votre participation que nous pourrons continuer à tous profiter du foyer au quotidien dans les meilleures conditions. 

À tous ceux qui respecteront toutes ces consignes, merci d’avance <3

L’équipe des responsables Foyer UTT foyer@utt.fr UNIVERSITÉ DE TECHNOLOGIE DE TROYES 12 rue Marie Curie - 10000 TROYES